Executive Assistant / 行政助理
Mondiale VGL
Date: 2 weeks ago
City: Klang
Contract type: Full time
職位摘要
行政助理 (EA) 將為東南亞總監提供高水準的行政和營運支持，確保有效率地管理日常工作、會議、溝通和區域計畫。該職位要求應徵者俱備卓越的組織能力、判斷力和專業素養，並能夠在快節奏的物流環境中跨國家和時區管理多項優先事項。
主要職責
資格和經驗
行政助理 (EA) 將為東南亞總監提供高水準的行政和營運支持，確保有效率地管理日常工作、會議、溝通和區域計畫。該職位要求應徵者俱備卓越的組織能力、判斷力和專業素養，並能夠在快節奏的物流環境中跨國家和時區管理多項優先事項。
主要職責
- 高階主管支持
- 管理導演的複雜日程安排，包括跨東南亞多個國家和時區的日程安排。
- 協調所有旅行安排，包括國際航班、住宿、簽證和詳細行程。
- 準備和格式化報告、簡報、信函和簡報資料。
- 充當與主任接觸的內部和外部利害關係人的主要聯絡點。
- 記錄會議記錄、追蹤行動項目並跟進以確保及時完成。
- 辦公室及行政管理
- 維護保密且組織良好的實體和電子歸檔系統。
- 支援區域報告、儀表板和績效追蹤文件的準備。
- 協調會議、區域領導活動和內部溝通。
- 管理整個地區的員工參與計劃。
- 協助東南亞辦事處和團隊的入職和協調。
- 利害關係人及區域聯絡
- 代表總監與地區團隊、客戶和外部合作夥伴溝通。
- 確保東南亞辦事處與更廣泛的 Mondiale VGL 網路之間的無縫協調和資訊流。
- 專案與倡議支持
- 協助規劃和追蹤東南亞重點措施和策略項目。
- 進行基礎研究和分析，支持決策。
- 確定並建議改善行政流程和區域工作流程。
資格和經驗
- 工商管理、傳播或相關領域的文憑或學位。
- 至少 5 年支援高階主管的經驗，最好是擔任跨國或地區職務。
- 具物流、貨運或供應鏈的經驗者佳。
- 組織性強，時間管理出色，注重細節。
- 具備較強的英語書面和口頭溝通能力。
- 專業性、保密性以及與高階利害關係人建立信任的能力。
- 精通 Microsoft Office Suite 和數位協作工具（例如 Teams、Zoom、SharePoint）。
- 積極主動、適應性強，能夠在最少的監督下管理多項優先事項。
- 能夠勝任跨境協調的區域工作。
How to apply
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