Pembantu Eksekutif

Ringkasan Jawatan

Pembantu Eksekutif (EA) akan menyediakan sokongan pentadbiran dan operasi peringkat tinggi kepada Pengarah, Asia Tenggara, memastikan pengurusan tugas, mesyuarat, komunikasi dan inisiatif serantau yang cekap setiap hari. Peranan ini memerlukan organisasi yang cemerlang, budi bicara, profesionalisme dan keupayaan untuk mengurus pelbagai keutamaan merentas negara dan zon waktu dalam persekitaran logistik yang pantas.

Tanggungjawab Utama

• Sokongan Eksekutif
• Uruskan kalendar kompleks Pengarah, termasuk penjadualan merentasi beberapa negara Asia Tenggara dan zon waktu.
• Menyelaraskan semua urusan perjalanan, termasuk penerbangan antarabangsa, penginapan, visa dan jadual perjalanan terperinci.
• Menyediakan dan memformat laporan, pembentangan, surat-menyurat, dan bahan taklimat.
• Bertindak sebagai titik hubungan utama bagi pihak berkepentingan dalaman dan luaran yang terlibat dengan Pengarah.
• Ambil minit mesyuarat, jejak item tindakan dan susulan untuk memastikan siap tepat pada masanya.
• Pengurusan Pejabat & Pentadbiran
• Mengekalkan sistem pemfailan yang sulit dan teratur, baik fizikal mahupun elektronik.
• Sokong penyediaan laporan serantau, papan pemuka dan dokumen penjejakan prestasi.
• Menyelaraskan mesyuarat, acara kepimpinan serantau dan komunikasi dalaman.
• Urus inisiatif penglibatan kakitangan di seluruh rantau.
• Membantu dalam penyelarasan dan penyelarasan dengan pejabat dan pasukan Asia Tenggara.
• Pihak Berkepentingan & Perhubungan Serantau
• Berkomunikasi dengan pasukan serantau, pelanggan dan rakan kongsi luar bagi pihak Pengarah.
• Memastikan penyelarasan yang lancar dan aliran maklumat antara pejabat Asia Tenggara dan rangkaian Mondiale VGL yang lebih luas.
• Sokongan Projek & Inisiatif
• Membantu dalam merancang dan menjejaki inisiatif utama dan projek strategik Asia Tenggara.
• Menjalankan penyelidikan dan analisis asas untuk menyokong pembuatan keputusan.
• Kenal pasti dan mengesyorkan penambahbaikan dalam proses pentadbiran dan aliran kerja wilayah.
  
  
  

Keperluan Utama

Kelayakan & Pengalaman

• Diploma atau Ijazah dalam Pentadbiran Perniagaan, Komunikasi, atau bidang berkaitan.
• Sekurang-kurangnya 5 tahun pengalaman menyokong eksekutif kanan, sebaik-baiknya dalam peranan multinasional atau serantau.
• Pengalaman dalam logistik, penghantaran barang atau rantaian bekalan adalah berfaedah.
  
  
  

Kemahiran & Kecekapan

• Sangat teratur dengan pengurusan masa yang sangat baik dan perhatian terhadap perincian.
• Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan yang kuat dalam bahasa Inggeris.
• Profesionalisme, kerahsiaan dan keupayaan untuk membina kepercayaan dengan pihak berkepentingan kanan.
• Mahir dalam Microsoft Office Suite dan alatan kerjasama digital (cth Teams, Zoom, SharePoint).
• Proaktif, boleh menyesuaikan diri dan mampu mengurus pelbagai keutamaan dengan penyeliaan yang minimum.
• Selesa bekerja dalam peranan serantau dengan penyelarasan rentas sempadan.
  
  
  

Interested candidates please submit your application through Jobstore